CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

CÔNG TY TNHH CHỈ H&J GINGKO (VIỆT NAM)

CÔNG TY TNHH CHỈ H&J GINGKO (VIỆT NAM) tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng và chú trọng bảo vệ thông tin cá nhân trong quá trình tư vấn, báo giá, đặt hàng và hợp tác kinh doanh.

Chính sách này giải thích cách công ty tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý thông tin khách hàng khi khách hàng liên hệ hoặc giao dịch với GINGKO. Công ty hướng đến việc sử dụng thông tin đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

1. Thông tin khách hàng được thu thập

Tùy theo nhu cầu liên hệ và giao dịch, công ty có thể tiếp nhận các thông tin do khách hàng hoặc người đại diện doanh nghiệp cung cấp, bao gồm:

• Họ tên người liên hệ.

• Tên công ty, doanh nghiệp hoặc đơn vị mua hàng.

• Số điện thoại và địa chỉ email.

• Địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ nhận hàng khi cần thiết.

• Thông tin về nhu cầu sản phẩm, yêu cầu báo giá và đơn đặt hàng.

• Nội dung trao đổi, phản hồi hoặc khiếu nại liên quan đến sản phẩm.

• Thông tin hóa đơn, thanh toán và giao nhận cần thiết cho giao dịch.

Trong trường hợp website sử dụng biểu mẫu hoặc công nghệ ghi nhận dữ liệu truy cập, một số thông tin kỹ thuật có thể được thu thập tùy theo cấu hình thực tế của hệ thống.

Công ty chỉ nên yêu cầu những thông tin phù hợp với mục đích liên hệ, cung cấp sản phẩm và thực hiện giao dịch.

2. Mục đích sử dụng thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng có thể được sử dụng cho các mục đích sau:

• Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu tư vấn sản phẩm chỉ GINGKO.

• Gửi báo giá và trao đổi thông tin kỹ thuật theo nhu cầu của khách hàng.

• Xác nhận đơn hàng, số lượng, quy cách và điều kiện giao dịch.

• Phối hợp giao nhận hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh.

• Hỗ trợ sau bán hàng, tiếp nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại.

• Quản lý hồ sơ khách hàng, chứng từ và lịch sử giao dịch.

• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế và các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

• Cải thiện chất lượng phục vụ và hoạt động chăm sóc khách hàng.

• Gửi thông tin giới thiệu sản phẩm hoặc chương trình kinh doanh khi có cơ sở hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu về sự đồng ý theo quy định.

Thông tin khách hàng không nên được sử dụng cho mục đích không phù hợp với nội dung đã thông báo hoặc vượt quá phạm vi pháp luật cho phép.

3. Phạm vi chia sẻ thông tin

GINGKO không chủ động công khai thông tin cá nhân của khách hàng. Khi cần thiết, thông tin có thể được cung cấp trong phạm vi phù hợp cho:

• Nhân sự có trách nhiệm tư vấn, xử lý đơn hàng hoặc chăm sóc khách hàng.

• Đơn vị vận chuyển, giao nhận hoặc đối tác thực hiện dịch vụ liên quan đến đơn hàng.

• Đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ, email, lưu trữ hoặc hỗ trợ hệ thống nếu công ty sử dụng.

• Đơn vị kế toán, tư vấn chuyên môn hoặc đối tác có liên quan trong phạm vi cần thiết.

• Cơ quan nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp.

Việc cung cấp thông tin cần được giới hạn trong phạm vi cần thiết cho mục đích tương ứng và tuân thủ quy định pháp luật áp dụng.

GINGKO không bán thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại.

4. Bảo mật thông tin khách hàng

Công ty chú trọng bảo vệ thông tin khách hàng trong quá trình tiếp nhận và xử lý. Tùy theo hệ thống và quy trình thực tế, các biện pháp bảo vệ có thể bao gồm:

• Hạn chế quyền truy cập thông tin đối với người không có nhiệm vụ.

• Quản lý tài khoản và quyền truy cập các hệ thống lưu trữ.

• Kiểm soát việc trao đổi và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

• Lựa chọn và quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp.

• Xử lý sự cố liên quan đến thông tin khách hàng theo quy trình áp dụng.

Mặc dù áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp, không có hệ thống nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống. Khi phát sinh sự cố dữ liệu cá nhân, công ty sẽ xem xét và thực hiện các nghĩa vụ xử lý, thông báo theo quy định pháp luật hiện hành.

5. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin khách hàng được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết để phục vụ mục đích thu thập, xử lý yêu cầu, thực hiện giao dịch, chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề liên quan.

Đối với hồ sơ giao dịch, hóa đơn, chứng từ kế toán hoặc tài liệu khác thuộc diện phải lưu trữ, thời gian lưu trữ sẽ tuân theo quy định pháp luật áp dụng.

Khi thông tin không còn cần thiết và không có nghĩa vụ pháp lý yêu cầu tiếp tục lưu giữ, công ty sẽ xem xét xóa, hủy hoặc xử lý thông tin theo quy trình phù hợp.

6. Quyền của khách hàng đối với thông tin cá nhân

Theo quy định pháp luật áp dụng, khách hàng có thể thực hiện các quyền liên quan đến thông tin cá nhân của mình, bao gồm:

• Yêu cầu tìm hiểu về việc thu thập và xử lý thông tin cá nhân.

• Yêu cầu kiểm tra hoặc chỉnh sửa thông tin không chính xác.

• Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý thông tin khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

• Rút lại sự đồng ý hoặc phản đối một số hoạt động xử lý trong trường hợp được pháp luật cho phép.

• Gửi phản ánh, khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Để bảo đảm thông tin được cung cấp đúng người, công ty có thể yêu cầu xác minh danh tính hoặc tư cách của người gửi yêu cầu.

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn khi việc tiếp tục lưu trữ hoặc xử lý thông tin là cần thiết để thực hiện hợp đồng, tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp theo quy định.

7. Bảo mật thông tin trong quá trình giao dịch

Trong quá trình mua bán và hợp tác kinh doanh, khách hàng nên cung cấp thông tin chính xác và chỉ chia sẻ những dữ liệu cần thiết cho việc xử lý giao dịch.

Khách hàng cũng nên lưu ý:

• Không gửi mật khẩu hoặc thông tin xác thực tài khoản qua các kênh không an toàn.

• Kiểm tra địa chỉ email và thông tin người nhận trước khi gửi tài liệu quan trọng.

• Xác minh các yêu cầu thay đổi thông tin thanh toán hoặc tài khoản nhận tiền thông qua kênh liên hệ chính thức.

• Thông báo cho công ty khi phát hiện dấu hiệu sử dụng trái phép thông tin giao dịch.

Những biện pháp này giúp hạn chế nguy cơ nhầm lẫn, giả mạo hoặc tiết lộ thông tin ngoài ý muốn.

8. Email và thông tin tiếp thị

GINGKO có thể sử dụng email hoặc số điện thoại khách hàng để phản hồi yêu cầu tư vấn, gửi báo giá, xác nhận đơn hàng và trao đổi các vấn đề liên quan đến giao dịch.

Việc gửi thông tin tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hoặc chương trình kinh doanh sẽ được thực hiện theo lựa chọn của khách hàng và quy định pháp luật áp dụng.

Khách hàng có thể đề nghị ngừng nhận thông tin tiếp thị theo hướng dẫn trong thông điệp hoặc liên hệ trực tiếp với công ty. Việc từ chối nhận thông tin tiếp thị không ảnh hưởng đến những thông báo cần thiết để thực hiện giao dịch hoặc nghĩa vụ pháp lý.

9. Liên kết và dịch vụ của bên thứ ba

Trong quá trình giao dịch, khách hàng có thể sử dụng các nền tảng hoặc dịch vụ do bên thứ ba cung cấp, chẳng hạn như dịch vụ email, vận chuyển hoặc thanh toán.

Việc xử lý dữ liệu bởi các đơn vị này có thể chịu sự điều chỉnh của chính sách riêng của họ. Khách hàng nên tìm hiểu các điều khoản liên quan trước khi cung cấp thông tin trực tiếp cho bên thứ ba.

Công ty sẽ xem xét phạm vi chia sẻ thông tin cần thiết khi sử dụng các dịch vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

10. Cập nhật chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật có thể được điều chỉnh khi có thay đổi về quy trình hoạt động, phương thức cung cấp dịch vụ hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website cùng ngày cập nhật. Nếu thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến cách xử lý dữ liệu và cần thông báo hoặc xin sự đồng ý theo quy định, công ty sẽ thực hiện các bước phù hợp.

Khách hàng nên tham khảo trang chính sách này định kỳ để nắm được các nội dung đang áp dụng.

11. Thông tin liên hệ về bảo mật dữ liệu

Nếu có câu hỏi, yêu cầu chỉnh sửa thông tin hoặc phản ánh liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH CHỈ H&J GINGKO (VIỆT NAM)

• Địa chỉ: Phòng số 9, Lô số 01-HB13, Đường số 5, Khu công nghiệp Xuyên Á, Xã Đức Lập, Tỉnh Tây Ninh, Việt Nam.

• Hotline: 0901296365

• Email: vn01@gingkothread.com

Khi gửi yêu cầu, khách hàng nên nêu rõ nội dung cần hỗ trợ và cung cấp thông tin xác minh cần thiết. Công ty sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo quy trình phù hợp và quy định pháp luật áp dụng.

GINGKO trân trọng sự tin tưởng của khách hàng và cam kết hướng đến việc xử lý thông tin cá nhân có trách nhiệm, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật.